Um eine Vorstellung zu bekommen, wie der VoIP Anrufbeantworter, der auch Voicemail genannt wird, als Outlook Integration genutzt werden kann, muss man sich zuerst einmal genauer mit den Funktionen von Outlook Express beschäftigen. Wer für dieses Programm technischen Support in Anspruch nehmen

möchte, findet es unter der Bezeichnung OLEXP. Als Vorläufer für Outlook Express gilt Microsoft Internet Mail, dessen Bezeichnung mit der Version vier im Jahr 1997 geändert wurde. Mit der Vermarktung von Windows Vista erfolgte erneut eine Namensänderung in Windows Mail. Parallele Entwicklungen dieses Programms wurden auch für Macintosh Computer auf den Markt gebracht. Während ansonsten die Programmpakete von Microsoft Office fast alle abwärts kompatibel sind, lassen sich die neueren Versionen von Outlook Express bzw. Windows Mail nicht mehr unter älteren Betriebssystemen des gleichen Anbieters zum Laufen bringen. Die Kompatibilitätsgrenze liegt derzeit bei Windows Millenium und Windows 2000.

Um Voice over IP praktizieren zu können, muss eine entsprechende Software installiert sein. Möchte man hier Anrufe über das Internet tätigen, wenn der Gesprächspartner offline ist, leitet einen die Software sofort zu den Textnachrichten oder zur E-Mail Funktion weiter. Das bedeutet, dass auf der Gegenseite gar kein Anrufbeantworter vorhanden sein muss, sondern die Nachricht entweder als Kurznachricht beim nächsten Aktivieren der Software mit Anmeldung beim Provider angezeigt wird oder direkt an die bekannte E-Mail Adresse geschickt wird und automatisch an Outlook übergeben wird, vorausgesetzt man hat es als Standardprogramm für das Abrufen der Mails in den Systemeinstellungen vorgesehen. Da es inzwischen nicht mehr als Bestandteil des Betriebssystems ausgegeben wird, sondern separat erworben werden muss, nutzen viele Computerfreunde alternative kostenlose E-Mail Programme, die ebenfalls in der Lage sind, solche Nachrichten entgegen nehmen zu können.

Auch via Voice over IP auf dem Anrufbeantworter aufgezeichnete Sprachnachrichten können auf diese Weise zum Empfänger weiter geleitet werden. Dazu ist entweder eine Software zur Spracherkennung hinterlegt, die die Nachricht in eine Textdatei umwandelt. Alternativ wird sie in einer Audiodatei gespeichert, die dann entweder als Anhang zur benachrichtigenden Mail mitgeschickt wird oder in der Mail ist ein Link auf die auf dem Kommunikationsserver des Providers gespeicherte Datei enthalten. Letzteres ist die sicherere Variante, denn ausführbare Dateien als Mailanhang werden teilweise von einer eng gesetzten Firewall oder den Schutzmechanismen von Outlook selbst geblockt. Das gilt für Audiodateien genauso wie für Daten in komprimierten oder selbst entpackenden Formaten.

Diese Blockaden von Dateien sind ein echtes Hemmnis bei der Integration von Voicemail in Outlook, sind aber der Tatsache geschuldet, dass die Software zur Kommunikation derzeit einer der gefürchteten Angriffspunkte von Computerschädlingen ist. Dabei setzt man auf die Neugier der Nutzer, die unvorsichtig auch die Mailanhänge öffnen, bei denen sie den Absender nicht kennen und damit den Schädlingen Gelegenheit geben, sich im System festsetzen zu können. Auch wenn man glaubt, dass man mit einem oft von den Providern als Serverlösung angebotenen Virenscan gut gesichert ist, sind solche Attacken möglich, weil keine Prüfung der Mailanhänge erfolgt. Dazu müssten sie geöffnet werden und das wiederum verbietet das Postgeheimnis, unter dessen Bestimmungen auch der elektronische Datenaustausch fällt. Wer Voicemail mit Outlook Integration nutzen möchte, sollte deshalb auf dem eigenen Rechner einen Virenschutzprogramm installieren, das auch solche Dateien beim Öffnen sofort untersucht und im Ernstfall die Ausführung blockiert.