Während das traditionelle Fax als ausgedrucktes Dokument beim Absender vom Faxgerät eingescannt, in digitale Signale verwandelt, via Telefonleitung übermittelt und beim Empfänger wieder in eine grafische Darstellung umgewandelt und ausgedruckt wird, arbeitet das elektronische Fax komplett ohne Papier. Der Empfänger

entscheidet im Einzelfall, ob er die Informationen nur lesen und anschließend löschen, sie lesen und speichern oder für die weitere Bearbeitung elektronisch innerhalb des firmeneigenen Netzwerkes weiterleiten oder ausdrucken möchte.

Durch die Nutzung des Internetzugangs und die Möglichkeit der digitalen Speicherung können beim elektronischen Fax verschiedene Kostenvorteile entstehen. Einerseits benötigt man keine zusätzliche Leitung und Rufnummer mehr für das Faxgerät. Da die Übermittlung via Internet heute bei den meisten Nutzern im Rahmen einer Flatrate passiert, fallen auch die für das herkömmliche Fax berechneten zusätzlichen Telefongebühren weg. Auch der Papierverbrauch kann beim elektronischen Fax deutlich reduziert werden. Außerdem arbeiten vor allem viele ältere Faxgeräte noch mit Thermotransferrollen beim Ausdruck, die als ständig benötigtes Verbrauchsmaterial vor allem in Firmen mit hohem Kommunikationsaufkommen erhebliche Kosten verursachen. Das benötigt man beim elektronischen Fax nicht mehr, denn bei Bedarf lässt es sich kostengünstig über einen angeschlossenen Drucker freier Wahl ausdrucken. Auch die mögliche Zeiteinsparung sollte nicht unterschätzt werden, denn beim elektronischen Fax ist es möglich, gleichzeitig mehrere Faxe zu empfangen und zu versenden.

In den meisten Fällen wird für die Übermittlung der Inhalte das Dokument in ein PDF umgewandelt. Dafür muss der Absender auf seinem Rechner nicht einmal ein PDF Programm installiert haben, weil dies über die vom jeweiligen Provider zur Verfügung gestellte Software automatisch abläuft. Eine softwareseitige Möglichkeit ist die Umwandlung der Daten in Tagged Image File Format, kurz TIFF oder TIF Format genannt. Dabei handelt es sich um Grafiken, die in der Fachsprache als Rastergrafiken bezeichnet und im Standard MIME versendet werden. Das Kürzel MIME steht für Multipurpose Internet Mail Extensions. Beim MIME Standard werden mittels HTTP Übertragung Angaben zur Art der übermittelten Daten gemacht. Dabei wurden neun Haupttypen für die übermittelten Daten definiert, die durch mehr als hundert Untertypen ergänzt werden. Das alles zusammen macht es in der Praxis möglich, die zu übermittelnden Daten zu komprimieren und so die Kapazitäten des internen Netzwerkes und der Mailserver im Internet zu schonen.

Das elektronische Fax hat schon eine lange Tradition. Bereits fast ein Jahrzehnt vor Millennium gab eine große deutsche Telefongesellschaft eine Software heraus, die es möglich machte, Officedokumente direkt aus der jeweiligen Anwendung heraus als Fax versenden zu können. Sie integrierte sich direkt in die Funktionsaufrufe und bot den Faxversand als Alternative zum Befehl drucken an. In einem interaktiven Eingabefenster musste man nur noch die gewünschte Zielrufnummer eingeben und schon startete die Anwahl über das interne oder externe Modem und übertrug die Daten in herkömmlicher Weise. Heute nutzt man die technischen Möglichkeiten, die über die E-Mail-Server im Internet bereitgestellt werden. Dadurch wurde der Versand von Faxen über den Computer deutlich beschleunigt. Mit dem elektronischen Fax wurde den Unternehmen auch eine völlig neue Möglichkeit der Kundenakquise und Kundenbetreuung zur Verfügung gestellt, die deutlich kostengünstiger arbeitete als alles, was man zuvor in der Übermittlung von Werbebotschaften kannte.