Als virtuelle Telefonanlage bezeichnet man eine Software, die die Funktionen einer klassischen Telefonanlage auf dem Computer nachbilden kann. Sie hat den Vorteil, dass man durch die entfallenden Investitionskosten sparen kann. Lediglich ein paar kleinere Anschaffungen für spezielle Steckkarten

mit Ports für den Anschluss der jeweiligen Endgeräte, die solchen datennetzbasierten Verbindungen Clients genannt werden, sind erforderlich. Dabei bildet die Software für die virtuelle Telefonanlage die Schnittstelle zwischen dem lokalen Netzwerk und dem öffentlichen Telefonnetz und in der Folge auch dem Internet. Sie ist in der Lage, die eingehenden Signale in eine Form umzuwandeln, mit der die jeweiligen Endgeräte arbeiten können und deren Signale mit geeigneten Codecs und Protokollen so vorzubereiten, dass sie durch die verschiedensten Netze hindurch zum Empfänger transportiert werden können.

Derzeit stehen als virtuelle Telefonanlage zwei sehr gute Softwarelösungen zur Verfügung. Eine dieser Varianten nutzt dabei die Dienste, die vom Netz selbst zur Verfügung gestellt werden. Sie ist seit mehr als fünfzig Jahren in den USA verbreitet anzutreffen und trat erst vor zwei Jahrzehnten ihren Siegszug in Deutschland an. Sie stellt neben den Basisdiensten, die man auch ohne virtuelle Telefonanlage erhalten könnte, Gruppendienste, Mehrwertdienste und verschiedene Zusatzdienste zur Verfügung. Alternativ kann bei der Nutzung der virtuellen Telefonanlage auch eine Vermittlung von Hand eingebunden werden. Die Software ist vor allem auf die Kombination von ISDN Diensten ausgerichtet worden.

Wer dagegen eine virtuelle Telefonanlage nutzen möchte, die speziell auf die Anforderungen des Voice over IP zugeschnitten ist, der findet auch eine gute Lösung. Einer der Vorteile von den Programmen ist, dass einige dieser virtuellen Telefonanlagen in der Grundversion kostenfrei im Internet zur Verfügung gestellt werden. Kommerzielle Extras mit zusätzlichen Funktionen können käuflich erworben werden. Die Software setzt schwerpunktmäßig auf das Betriebssystem Linux. Die Quellcodes der Grundversion sind komplett einsehbar und können vom Administrator jederzeit für die eigene Nutzung frei verändert werden. In letzter Zeit sind auch Versionen auf den Markt gekommen, die sich in andere Betriebssysteme implementieren lassen. Die Software nutzt für Voice over IP verschiedene Protokolle. Zu den bedeutendsten universalen Internetprotokollen gehören dabei H.323 und SIP.

Doch egal, für welche virtuelle Telefonanlage man sich auch entscheidet, sie sollte auf jeden Fall eine Schnittstelle besitzen, die es ihr erlaubt, mit dem Computer zusammen arbeiten zu können. Dadurch können Routineabläufe in der Kommunikation deutlich vereinfacht und beschleunigt werden. Das beweisen vor allem die automatischen Wählsysteme der Callcenter, die ebenfalls in eine virtuelle Telefonanlage eingebunden werden können. Mit der virtuellen Telefonanlage in Verbindung mit verschiedenen Ports, die in Form von Steckplätzen am Computer zur Verfügung gestellt werden, ist es möglich, die vorhandene Kommunikationstechnik weiterhin zu verwenden und so einen schleichenden Übergang zu ermöglichen. Darüber hinaus bietet die virtuelle Telefonanlage großes Sparpotential, wenn man sie an Breitbandanschlüssen nutzt, bei denen vertraglich eine Flatrate vereinbart worden ist. An dieser Stelle befindet sich DSL auf dem Vormarsch, weil es den Kostenvorteil mit schneller Datenübertragung zusammen bringt.