Die Notwendigkeit des Nutzens von SIP, des sitzungsinitiierten Internetprotokolls, macht es erforderlich, dass auch in den Voice over IP Telefonen ein Chipsatz mit einem Miniprozessor verbaut ist, auf dem eine Software installiert ist, die sowohl die aus ENUM abgeleiteten Adressierungen

erkennen als auch die Sprache digitalisieren und kodieren kann. Deshalb bevorzugen viele Nutzer das Voice over IP Telefon, das ausschließlich aus einer Software besteht, die auf dem Computer unter den gängigen Betriebsystemen auch von Laien schnell installiert werden kann. Sie macht die Anschaffung zusätzlicher Geräte überflüssig. Lediglich bei älteren Computern, die noch nicht über integrierte Mikrofone und Boxen verfügen, benötigt man zusätzlich ein Headset, das in einfachen Formen schon für unter zehn Euro zu bekommen ist. Das bedeutet in der Praxis, dass die Investitionen für ein Voice over IP Telefon extrem niedrig sind und man schon von Anfang an von dem Kostenvorteil profitiert, den VoIP beim täglichen Einsatz bringt.

Das Voice over IP Telefon, gleich in welcher Form, bietet auch die CLIP und CLIR Funktion. Als CLIP bezeichnet man die Übermittlung und Anzeige der Rufnummer. Das hat nicht nur einen entscheidenden Vorteil. Man sieht sofort, wer einen erreichen möchte. Andererseits ist die Rufnummernübermittlung beim Voice over IP Telefon eine wichtige Voraussetzungen, um Arbeitsabläufe in bestimmten Bereichen der Unternehmen deutlich vereinfachen zu können. Viele Menschen, die die CLIR Funktion, das heißt die Rufnummernunterdrückung bei ihrem Telefon nicht aktiviert haben, wundern sich immer wieder darüber, dass sie beim Anrufen von Servicehotlines häufig sofort mit Namen angesprochen werden, ohne dass sie den zuvor genannt hätten. Das liegt daran, dass die Voice over IP Technologie Möglichkeiten zur Verfügung stellt, mit denen man mit Hilfe der übermittelten Rufnummer aus einer Computerdatenbank einzelne Datensätze abrufen und anzeigen lassen kann. Das ist eine der Ursachen, warum als Voice over IP Telefon bevorzugt die Softwarelösungen für den Computer genutzt werden. Diese Schnittstelle zwischen Telefonie und anderen Anwendungen wird in der Fachsprache mit TAPI abgekürzt. Sie ist in der Lage, beispielsweise mit Office Outlook oder ähnlichen Lösungen zur Verwaltung der Kommunikation kooperieren zu können.

Auch braucht man beim Voice over IP Telefon via Software keine besonderen Kenntnisse, um es bedienen zu können. Die Menüführung ist durchgängig bei allen Lösungen leicht verständlich und selbst erklärend. Die Softwarelösung beim Voice over IP Telefon bietet einige entscheidende Vorteile, die man sonst nur von großen Telefonanlagen her kennt. So kann die Software nach individuellen Einstellungen die Anrufe auch auf eine Voice Box oder an andere Nebenstellen umleiten. Auf speziellen Anzeigen kann man erkennen, wie viele Anrufer man in einer eingerichteten Warteschleife hat. Die HOLD Funktion macht es möglich, per Mausklick zwischen mehreren Anrufen hin und her wechseln zu können. Das als Software bereit gestellte Voice over IP Telefon beherrscht nicht nur SIP, sondern kann auf zur Verschlüsselung und Dekodierung auf verschiedene VoIP Codecs zugreifen. Dazu zählen in der Regel neben den Standards der Internationalen Fernmeldeunion auch GSM und Speex. Auch werden verschiedene Protokolle verwendet, mit deren Hilfe man die Firewall des eigenen Rechners und Netzwerkes sowie die des Empfängers umgehen kann, selbst wenn sie extrem eng gefasst sein sollte.