Office-Virtuell

Büroarbeit effektiv outsourcen

Die Schaffung von Heimarbeitsplätzen am PC ist einerseits eine gute Sache für geschulte Arbeitnehmer, die nicht mehr mobil sind, oder die schwerbehinderte Angehörige zu versorgen haben. So erhalten sie die Chance, im Arbeitsmarkt zu bleiben oder in den Arbeitsmarkt zurückkehren zu können. Andererseits

ergeben sich durch die Schaffung von Heimarbeitsplätzen bei den Unternehmen größere Kapazitäten für Einsparungen. Dabei ist es völlig gleichgültig, ob es sich um einen Großkonzern, ein mittelständisches Unternehmen oder eine kleine Firma handelt. Vor allem im Bereich der Buchhaltung und der Sekretariatstätigkeiten für kleine Handwerksbetriebe greift man gern auf Heimarbeitsplätze zurück. So können sich nämlich mehrere Unternehmer einen Buchhalter oder ein komplettes Büro mit Besatzung teilen. Dabei wird vertraglich entweder eine bestimmte Arbeitszeit oder ein zu erbringender Leistungsumfang geregelt.

Aber wie ist in der Praxis eine Splittung eines Büros möglich? An dieser Stelle kommt das Internet mit seinen unzähligen Kommunikationsmöglichkeiten ins Spiel. Den Zugang zum Internet und den zahlreichen damit verbundenen Dienstleistungen wie zum Beispiel E- Mail und Voice over IP bekommt man heute schon mit sehr preisgünstigen Flatrates für Breitbandanschlüsse. So können sämtliche für die Arbeit benötigten Daten schnell, einfach und preiswert ausgetauscht werden. Diese Möglichkeiten haben dafür gesorgt, dass eine ganze Palette an Dienstleistungen, die sonst nur vor Ort möglich waren, mittlerweile auch über das Internet angeboten werden können. Das reicht von der Erledigung einfacher Sekretariatsaufgaben bis hin zur kompletten Kundenbetreuung.

Für denjenigen, der die Möglichkeit solcher Heimarbeitsplätze in Anspruch nimmt, bedeutet das Einsparungen in großen Stil. Das beginnt schon damit, dass er immer nur für die Leistungen zahlen muss, die er auch tatsächlich benötigt und in Anspruch nimmt. Würde er dafür jemanden fest einstellen, müsste er ihn auch in den Zeiten bezahlen, in denen er ihn nicht auslasten kann. Darüber hinaus muss er keine teuren Geräte wie Kopierer etc. anschaffen. Weiterhin kann er sich die Kosten für die Anmietung eigener Büros sparen und hat vor allem im Bereich des Handwerks noch die Möglichkeit, seinen Kunden eine Erweiterung der Sprechzeiten zu bieten, die er so allein oder mit einer Pauschalkraft nicht leisten könnte. Auch müssen sich die Kunden nicht mit wechselnden Ansprechpartnern auseinandersetzen, sondern bekommen einen zentralen Anlaufpunkt.

Doch wie lässt sich so etwas technisch lösen? Im Prinzip benötigt man weiter nichts als einen der oben genannten Breitbandanschlüsse, ein Computer mit Headset, die entsprechende Software für die Internettelefonie und die Programme, die man zur Bewältigung der anfallenden Aufgaben ohnehin bräuchte, wie beispielsweise das Office Paket. Der Austausch der Daten ist über das Internet möglich. Die gesamte verbale Kommunikation kann über Voice over IP abgewickelt werden. Mit Live Messangern ist es möglich, jederzeit auch kurze Zwischenfragen stellen zu können. Dabei sieht man schon vorher, ob derjenige verfügbar ist, den man gern sprechen möchte. Sollen beispielsweise Diktate aufgenommen und anschließend getippt und als papierene Dokumente verschickt werden, kann man entsprechende Software nutzen und den Datenaustausch über das Internet über die Leistungen eines Kurierdienstes ergänzen lassen. Solche kostensparenden Heimarbeitsplätze sind nicht nur im Bereich der Kundenbetreuung und des Managements, sondern auch im Bereich Softwareentwicklung und Werbung denkbar.